RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (EDMS) BERBASIS WEB PADA PT KERETA API INDONESIA (PERSERO) DIVISI REGIONAL III PALEMBANG

https://doi.org/10.23960/buanakata.v3i3.2194
Published: Jul 24, 2026

Abstract:

Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan membangun Sistem Informasi Electronic Document Management System (EDMS) berbasis web guna meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen dan kualitas layanan informasi internal perusahaan. Metode penelitian yang digunakan adalah metode kualitatif dengan teknik pengumpulan data berupa observasi, wawancara, dan dokumentasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa implementasi EDMS berbasis web mampu meningkatkan efisiensi proses penyimpanan, pencarian, dan pendistribusian dokumen secara digital. Selain itu, sistem ini juga meningkatkan kualitas pengelolaan dokumen melalui fitur pencarian cepat (smart search), pengelolaan versi dokumen (version control), pengindeksan otomatis (automatic indexing), serta pengaturan hak akses pengguna yang mendukung keamanan data. Berdasarkan hasil wawancara dengan pegawai PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional III Palembang, sistem EDMS dinilai mampu mempercepat proses administrasi, meningkatkan produktivitas kerja, dan mendukung transformasi digital perusahaan. Dengan demikian, sistem informasi EDMS berbasis web dapat menjadi solusi yang efektif dalam mendukung tata kelola dokumen yang lebih efisien, aman, dan terintegrasi.

This study aims to design and develop a web-based Electronic Document Management System (EDMS) to improve document management efficiency and the quality of internal information services. The research employed a qualitative method, with data collected through observation, interviews, and documentation. The results indicate that the implementation of the web-based EDMS improves the efficiency of document storage, retrieval, and distribution processes in a digital environment. In addition, the system enhances document management quality through features such as smart search, version control, automatic indexing, and user access control, which support data security and document integrity. Based on interviews conducted with employees of PT Kereta Api Indonesia (Persero) Regional Division III Palembang, the EDMS was considered effective in accelerating administrative processes, increasing work productivity, and supporting the company's digital transformation initiatives. Therefore, the web-based EDMS can serve as an effective solution for creating a more efficient, secure, and integrated Document Management System.

Keywords:
1. Electronic Document Management System (EDMS)
2. Information System
3. Document Management
4. Web-Based System
5. Digital Transformation
Authors:
1 . Dimas Hidayatullah
Universitas Bina Darma
2 . Jemakmun
Universitas Bina Darma
View PDF
How to Cite
Hidayatullah, D., & Jemakmun. (2026). RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (EDMS) BERBASIS WEB PADA PT KERETA API INDONESIA (PERSERO) DIVISI REGIONAL III PALEMBANG. Jurnal Buana Kata: Pendidikan, Bahasa, Dan Ilmu Komunikasi, 3(3), 174–179. https://doi.org/10.23960/buanakata.v3i3.2194
Download Citation
  1. Endnote/Zotero/Mendeley (RIS)
  2. BibTeX
Issue & Section
Vol. 3 No. 3 (2026): Jurnal Buana Kata: Pendidikan, Bahasa, dan Ilmu Komunikasi
Articles
References

    Abidhin, Z., Oktaviani, T., & Haryono, W. (2025). Document Management System (DMS): Arsip digital, manajemen versi dokumen, dan persetujuan elektronik. Jurnal Ilmiah Teknik Informatika dan Komunikasi, 5(2), 112–124.

    Al-Badi, A., & Tarhini, A. (2021). Assessing the readiness for electronic document management system implementation. Information Systems Management, 38(2), 120–135.

    Budiarto, R., & Santoso, H. (2023). Implementasi sistem manajemen dokumen elektronik berbasis web untuk efisiensi administrasi. Jurnal Sistem Informasi dan Teknologi, 9(1), 45–54.

    Chaffey, D., & White, G. (2022). Digital business and e-commerce management (7th ed.). Pearson.

    Dinneen, J. D., & Julien, C. A. (2021). The ubiquitous digital file: A review of file management research. Journal of the Association for Information Science and Technology, 72(1), 1–17.

    Egodawele, M., Sedera, D., & Bui, V. (2022). A systematic review of digital transformation literature (2013–2021). Proceedings of Information Systems Conferences, 1–15.

    Erlina, N., Manafe, L. A., & Chamid, A. (2025). Transformasi digital dalam pengelolaan arsip kepegawaian: Studi kasus penerapan Document Management System (DMS). Jurnal Administrasi Bisnis Nusantara, 4(1), 45–56.

    Gelashvili, T. (2020). Going paperless: Main challenges in EDRMS implementation – Case of Georgia. International Journal of Information Management, 55, 102–118.

    Katuu, S. (2020). Managing records and archives in the digital era: An overview of the challenges and opportunities. Records Management Journal, 30(3), 255–276.

    Mulyani, S., & Putra, R. (2024). Rancang bangun electronic document management system (EDMS) menggunakan kerangka kerja waterfall. Jurnal Rekayasa Perangkat Lunak, 12(2), 88–99.

    Nugroho, A., & Pratama, D. (2023). Optimalisasi pencarian dokumen menggunakan algoritma smart search pada aplikasi e-arsip. Jurnal Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer, 10(4), 781–790.

    Pressman, R. S., & Maxim, B. R. (2020). Software engineering: A practitioner's approach (9th ed.). McGraw-Hill Education.

    Rahmawati, E., & Wijaya, K. (2022). Penerapan role-based access control (RBAC) pada sistem informasi manajemen arsip digital. Jurnal Informatika Terpadu, 8(1), 32–40.

    Sugiyono. (2022). Metode penelitian kualitatif. Alfabeta. (Sesuai standar APA 7th Edition, nama kota/tempat terbit seperti 'Bandung' dihilangkan).

    Vial, G. (2021). Understanding digital transformation: A review and a research agenda. Journal of Strategic Information Systems, 28(2), 118–144.

    Wibowo, A., & Suryana, I. (2024). Evaluasi usability pada web-based document management system menggunakan System Usability Scale (SUS). Jurnal Sistem Cerdas, 7(1), 55–65.

    Zaini, R. (2025). Kontribusi sistem manajemen dokumen elektronik terhadap efektivitas pengelolaan pengetahuan dalam organisasi. Jurnal Manajemen Pendidikan, 10(1), 23–34.

  1. Abidhin, Z., Oktaviani, T., & Haryono, W. (2025). Document Management System (DMS): Arsip digital, manajemen versi dokumen, dan persetujuan elektronik. Jurnal Ilmiah Teknik Informatika dan Komunikasi, 5(2), 112–124.
  2. Al-Badi, A., & Tarhini, A. (2021). Assessing the readiness for electronic document management system implementation. Information Systems Management, 38(2), 120–135.
  3. Budiarto, R., & Santoso, H. (2023). Implementasi sistem manajemen dokumen elektronik berbasis web untuk efisiensi administrasi. Jurnal Sistem Informasi dan Teknologi, 9(1), 45–54.
  4. Chaffey, D., & White, G. (2022). Digital business and e-commerce management (7th ed.). Pearson.
  5. Dinneen, J. D., & Julien, C. A. (2021). The ubiquitous digital file: A review of file management research. Journal of the Association for Information Science and Technology, 72(1), 1–17.
  6. Egodawele, M., Sedera, D., & Bui, V. (2022). A systematic review of digital transformation literature (2013–2021). Proceedings of Information Systems Conferences, 1–15.
  7. Erlina, N., Manafe, L. A., & Chamid, A. (2025). Transformasi digital dalam pengelolaan arsip kepegawaian: Studi kasus penerapan Document Management System (DMS). Jurnal Administrasi Bisnis Nusantara, 4(1), 45–56.
  8. Gelashvili, T. (2020). Going paperless: Main challenges in EDRMS implementation – Case of Georgia. International Journal of Information Management, 55, 102–118.
  9. Katuu, S. (2020). Managing records and archives in the digital era: An overview of the challenges and opportunities. Records Management Journal, 30(3), 255–276.
  10. Mulyani, S., & Putra, R. (2024). Rancang bangun electronic document management system (EDMS) menggunakan kerangka kerja waterfall. Jurnal Rekayasa Perangkat Lunak, 12(2), 88–99.
  11. Nugroho, A., & Pratama, D. (2023). Optimalisasi pencarian dokumen menggunakan algoritma smart search pada aplikasi e-arsip. Jurnal Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer, 10(4), 781–790.
  12. Pressman, R. S., & Maxim, B. R. (2020). Software engineering: A practitioner's approach (9th ed.). McGraw-Hill Education.
  13. Rahmawati, E., & Wijaya, K. (2022). Penerapan role-based access control (RBAC) pada sistem informasi manajemen arsip digital. Jurnal Informatika Terpadu, 8(1), 32–40.
  14. Sugiyono. (2022). Metode penelitian kualitatif. Alfabeta. (Sesuai standar APA 7th Edition, nama kota/tempat terbit seperti 'Bandung' dihilangkan).
  15. Vial, G. (2021). Understanding digital transformation: A review and a research agenda. Journal of Strategic Information Systems, 28(2), 118–144.
  16. Wibowo, A., & Suryana, I. (2024). Evaluasi usability pada web-based document management system menggunakan System Usability Scale (SUS). Jurnal Sistem Cerdas, 7(1), 55–65.
  17. Zaini, R. (2025). Kontribusi sistem manajemen dokumen elektronik terhadap efektivitas pengelolaan pengetahuan dalam organisasi. Jurnal Manajemen Pendidikan, 10(1), 23–34.