SISTEM INFORMASI SURAT MENYURAT BERBASIS WEB PADA HUMAS POLDA SUMATERA SELATAN
Abstract:
Pengelolaan surat-menyurat pada instansi publik memerlukan sistem yang mampu menjaga keteraturan pencatatan, disposisi, pengarsipan, serta penelusuran dokumen. Subbagian Perencanaan dan Administrasi Bidang Hubungan Masyarakat Polda Sumatera Selatan telah menggunakan ASTINA Polri sebagai sistem utama surat-menyurat. Namun, hasil pengamatan selama magang menunjukkan masih terdapat hambatan teknis seperti ketidakstabilan akses, gangguan server, dan keterlambatan kode OTP yang berpotensi mengganggu proses input dan distribusi surat. Penelitian terapan ini bertujuan merancang dan mengimplementasikan sistem informasi surat-menyurat berbasis web sebagai sistem pendukung operasional. Metode pengembangan menggunakan Web Engineering yang meliputi communication, planning, modeling, construction, dan deployment. Sistem dikembangkan menggunakan Google Apps Script, Google Sheets, dan Google Drive untuk mengelola surat masuk, surat keluar, disposisi, arsip digital, laporan, unit kerja, dan pengguna. Hasil implementasi menunjukkan bahwa sistem menyediakan pencatatan surat yang lebih terpusat, pencarian arsip yang lebih mudah, alur disposisi yang terdokumentasi, dan pembagian hak akses berdasarkan peran admin, pimpinan, dan staf. Sistem ini tidak menggantikan ASTINA Polri, tetapi menjadi media pendukung saat sistem utama mengalami kendala teknis.
Correspondence management in public institutions requires a system that supports orderly recording, disposition, archiving, and document retrieval. The Planning and Administration Subdivision of the Public Relations Division of the South Sumatra Regional Police has used ASTINA Polri as its main correspondence system. However, internship observations identified technical obstacles, including unstable access, server interruptions, and delayed OTP delivery, which may disrupt letter input and distribution. This applied study aims to design and implement a web-based correspondence information system as an operational supporting system. The development method applies Web Engineering through communication, planning, modeling, construction, and deployment stages. The system was developed using Google Apps Script, Google Sheets, and Google Drive to manage incoming letters, outgoing letters, dispositions, digital archives, reports, organizational units, and users. The implementation shows that the system provides centralized letter recording, easier archive retrieval, documented disposition workflow, and role-based access for admin, leaders, and staff. The system does not replace ASTINA Polri, but supports administrative continuity when the main system experiences technical issues.
Amalia, R., & Huda, N. (2020). Sistem informasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Musi Banyuasin.
Dennis, A., Wixom, B. H., & Tegarden, D. (2015). Systems analysis and design: An object-oriented approach with UML. Wiley.
Ina, & Hariadi. (2022). Perancangan sistem informasi pengarsipan surat masuk dan keluar di Kantor Kelurahan Lewa Paku.
Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2022). Management information systems: Managing the digital firm. Pearson.
Londa, M. A. (2022). Implementasi sistem informasi monitoring disposisi surat masuk dan surat keluar berbasis website.
Peraturan Kepolisian Negara Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2018 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kepolisian Daerah.
Pressman, R. S., & Lowe, D. B. (2009). Web engineering: A practitioner's approach. McGraw-Hill.
Pressman, R. S., & Maxim, B. R. (2020). Software engineering: A practitioner's approach. McGraw-Hill.
Rosalin, S., Yuniarti, S., & Putri, R. A. (2022). Administrasi perkantoran berbasis teknologi informasi.
Stair, R., & Reynolds, G. (2020). Principles of information systems. Cengage Learning.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Uda, M. N. A., Nugroho, B., & Pakpahan, H. S. (2024). Sistem pengarsipan surat berbasis web untuk meningkatkan efektivitas pengelolaan dokumen.
- Amalia, R., & Huda, N. (2020). Sistem informasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Musi Banyuasin.
- Dennis, A., Wixom, B. H., & Tegarden, D. (2015). Systems analysis and design: An object-oriented approach with UML. Wiley.
- Ina, & Hariadi. (2022). Perancangan sistem informasi pengarsipan surat masuk dan keluar di Kantor Kelurahan Lewa Paku.
- Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2022). Management information systems: Managing the digital firm. Pearson.
- Londa, M. A. (2022). Implementasi sistem informasi monitoring disposisi surat masuk dan surat keluar berbasis website.
- Peraturan Kepolisian Negara Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2018 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kepolisian Daerah.
- Pressman, R. S., & Lowe, D. B. (2009). Web engineering: A practitioner's approach. McGraw-Hill.
- Pressman, R. S., & Maxim, B. R. (2020). Software engineering: A practitioner's approach. McGraw-Hill.
- Rosalin, S., Yuniarti, S., & Putri, R. A. (2022). Administrasi perkantoran berbasis teknologi informasi.
- Stair, R., & Reynolds, G. (2020). Principles of information systems. Cengage Learning.
- Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
- Uda, M. N. A., Nugroho, B., & Pakpahan, H. S. (2024). Sistem pengarsipan surat berbasis web untuk meningkatkan efektivitas pengelolaan dokumen.
